Was kostet eine unbesetzte Stelle? So rechnen Sie den wahren Preis aus

Eine unbesetzte Stelle kostet einen Betrieb als Faustregel bis zu 2.500 € Umsatz – pro Woche. Nach zwölf Wochen sind das bis zu 30.000 €, nach einem halben Jahr bis zu 65.000 €. Die versteckten Kosten der unbesetzten Stelle – ein überlastetes Team, Folgekündigungen, ein Chef, der wieder selbst auf der Baustelle steht – sind darin noch gar nicht enthalten.

Die meisten Unternehmer spüren, dass eine offene Stelle Geld kostet. Ausgerechnet hat es kaum einer. Genau das machen wir in diesem Artikel: mit einer Faustregel, einer Tabelle und einer Formel, in die Sie Ihre eigenen Zahlen einsetzen können.

Was kostet eine unbesetzte Stelle pro Woche?

Bei WSE arbeiten wir mit einer einfachen Faustregel: Jede unbesetzte Stelle kostet bis zu 2.500 € Umsatz pro Woche. Das ist ein Richtwert, kein Naturgesetz. Je nach Branche und Position liegt der tatsächliche Wert in Ihrem Betrieb darunter oder darüber. Als Orientierung taugt die Faustregel trotzdem – vor allem, weil sie zeigt, wie schnell sich wöchentliche Verluste aufsummieren.

Viele Stellen in Südtirol sind nicht vier Wochen offen, sondern Monate – manche Jahre. Wer seit dem Frühjahr einen Monteur sucht, hat bis zum Herbst rechnerisch einen fünfstelligen Betrag verloren. Ohne dass es je auf einer Rechnung stand.

Direkte Kosten: Was Sie in Ihren Zahlen sehen

Direkte Kosten sind die Beträge, die sich mit etwas Aufwand in der Buchhaltung nachvollziehen lassen.

Entgangener Umsatz

Ein Elektrobetrieb in Bruneck, dem ein Monteur fehlt, kann nicht mehr Aufträge abarbeiten, als Hände da sind. Jede Woche bleibt Arbeit liegen, die bezahlt worden wäre. Dieser Umsatz holt sich nicht von selbst nach. Der Kunde wartet nicht ewig.

Abgesagte und verschobene Aufträge

Irgendwann reicht Verschieben nicht mehr. Dann sagen Sie Aufträge ab oder geben bei Ausschreibungen gar nicht erst ein Angebot ab. Im Hotel im Gadertal heißt das: Ohne zweiten Koch bleibt das À-la-carte-Restaurant an manchen Abenden geschlossen. Der Gast merkt es. Die Bewertung auch.

Überstunden

Das Team fängt die Lücke auf – mit Überstunden. Die kosten Zuschläge. Und sie kosten Energie, die Ihren Leuten irgendwann fehlt.

Inserate ohne Ergebnis

Zeitungsinserate, Jobportale, Aushänge: Jede Schaltung kostet Geld, dazu kommt die Zeit, unpassende Bewerbungen zu sichten. Wird am Ende niemand eingestellt, sind das Ausgaben ohne jeden Gegenwert.

Versteckte Kosten: Was in keiner Buchhaltung steht

Die direkten Kosten sind ärgerlich. Die versteckten sind gefährlich, weil sie sich gegenseitig verstärken.

• Überlastung. Mitarbeiter übernehmen fremde Aufgaben, zusätzlich zur eigenen Arbeit. Das geht eine Weile gut. Dann nicht mehr.

• Folgekündigungen. Wer dauerhaft für zwei arbeitet, schaut sich irgendwann um. Jede Kündigung macht die Überlastung größer – und die nächste wahrscheinlicher. Aus einer offenen Stelle werden zwei.

• Krankheitsausfälle. In einem Team ohne Puffer wird jede Grippe zum Risiko. Fällt der letzte erfahrene Monteur aus, steht die Baustelle.

• Der Chef in der Produktion. Viele Unternehmer stehen wieder selbst in der Werkstatt, auf dem Gerüst oder in der Küche. Die Zeit fehlt für Angebote, Kunden und Planung – also genau für die Arbeit, die den Betrieb voranbringt.

• Blockiertes Wachstum. Die Aufträge wären da, der Markt auch. Aber ohne Leute können Sie nicht wachsen. Was Sie heute absagen, übernimmt die Konkurrenz.

• Ihre Lebensqualität. Abende im Büro, Samstage auf der Baustelle, der Kopf nie ganz frei. Diesen Preis zahlt nicht der Betrieb, sondern Sie – und oft Ihre Familie.

Diese Kosten lassen sich schwer in Euro fassen. Unterschätzen sollten Sie sie trotzdem nicht: Eine einzige Folgekündigung verdoppelt das Problem, mit dem Sie gestartet sind.

So berechnen Sie die Kosten Ihrer unbesetzten Stelle selbst

Die Faustregel ist ein Richtwert. Genauer wird es mit Ihren eigenen Zahlen. Die Formel dafür ist einfach:

Kosten der offenen Stelle = Wertschöpfung der Position pro Woche × Wochen offen + direkte Zusatzkosten

Schritt 1: Die Wertschöpfung pro Woche ermitteln

Gemeint ist der Umsatz, den die Position pro Woche erwirtschaften würde. Zwei Wege führen hin:

• Über die Stunden (Handwerk, Technik, Dienstleistung): verrechenbare Stunden, die die Position pro Woche leisten würde, × Ihr Stundensatz.

• Über den Umsatz (alle Branchen): Jahresumsatz ÷ Zahl der produktiven Mitarbeiter ÷ Arbeitswochen im Jahr.

Der zweite Weg ist gröber, liefert aber schnell einen brauchbaren Wert. Wer es ganz genau will, zieht Material und Fremdleistungen ab.

Schritt 2: Mit den Wochen multiplizieren

Zählen Sie ab dem Tag, an dem die Stelle frei wurde – nicht ab dem ersten Inserat. Und rechnen Sie ehrlich nach vorn: Wie lange wird es mit den bisherigen Methoden realistischerweise noch dauern?

Schritt 3: Direkte Zusatzkosten addieren

• Überstundenzuschläge, die durch die Lücke entstehen

• Kosten für Inserate und Jobportale, die keine Einstellung gebracht haben

• Fremdvergabe an Subunternehmer oder Leiharbeit

• Preisnachlässe oder Vertragsstrafen wegen Verzögerungen

Schritt 4: Versteckte Kosten ehrlich einschätzen

Beantworten Sie für sich drei Fragen:

1. Droht im Team eine weitere Kündigung, wenn sich nichts ändert?

2. Wie viele Stunden pro Woche arbeiten Sie selbst im operativen Geschäft statt am Betrieb?

3. Welche Aufträge oder Projekte haben Sie in den letzten Monaten abgelehnt?

Wenn Sie bei einer dieser Fragen schlucken, ist Ihr Ergebnis aus den Schritten 1 bis 3 zu niedrig.

Ein Beispiel aus dem Pustertal

Ein Elektrobetrieb in Bruneck sucht seit 16 Wochen einen Monteur. Mit der Faustregel gerechnet: 16 × 2.500 € = 40.000 € entgangener Umsatz. Dazu kommen die Überstunden der Kollegen und mehrere Inserate, auf die sich niemand Passendes gemeldet hat. Und dann ist da noch der Geselle, der beim letzten Gespräch so müde wirkte. Den hat bisher niemand eingerechnet.

Kosten oder Investition? Wie Sie Recruiting richtig bewerten

„Das kostet doch nur Geld“ – diesen Einwand hören wir oft. Er stimmt, solange man Recruiting isoliert betrachtet. Er stimmt nicht mehr, sobald man die Kosten der offenen Stelle danebenlegt.

Die richtige Frage lautet nicht: Was kostet Recruiting? Sondern: Kann ich es mir leisten, es nicht zu tun? Nach der Faustregel kostet jede Woche Warten bis zu 2.500 €. Jede Woche, die eine Stelle früher besetzt ist, spart genau diesen Betrag.

Was das über einen langen Zeitraum bedeutet, zeigt ein Fall aus Bozen: Bei Von Poll Real Estate war eine Makler-Stelle über Jahre nicht zu besetzen. Rechnet man die Faustregel auf einen solchen Zeitraum hoch, landet man schnell im sechsstelligen Bereich – als Richtwert, nicht als Bilanz. Mit einem anderen Ansatz war die Stelle innerhalb von drei Monaten besetzt. Weitere Beispiele finden Sie in unseren Fallstudien.

Ein Inserat, das nichts bringt, ist Kosten. Ein Recruiting-System, das planbar Bewerbungen liefert und nach der ersten Einstellung für die nächste Stelle weiterläuft, ist eine Investition. Ob es trägt, entscheidet sich allerdings nicht an einem einzelnen Baustein. Anzeige, Video und Bewerbungsweg müssen in einer bestimmten Reihenfolge ineinandergreifen. Stimmt sie nicht, bleibt selbst eine gute Kampagne hinter ihren Möglichkeiten.

Drei Hebel, mit denen Sie die Kosten einer offenen Stelle senken:

1. Früher anfangen. Nicht erst, wenn jemand kündigt, sondern sobald absehbar ist, dass Bedarf entsteht – etwa durch eine Pensionierung oder neue Aufträge. Jede Woche Vorlauf ist eine Woche, die Sie später nicht bezahlen.

2. Den Kanal wechseln. Die besten Fachkräfte suchen nicht aktiv, sie arbeiten bei der Konkurrenz. Wie Sie sie trotzdem erreichen, lesen Sie im Ratgeber Passive Kandidaten erreichen. Was einen Monteur im Pustertal zum Weiterlesen bringt und was eine Köchin im Vinschgau, liegt dabei weiter auseinander, als die meisten erwarten.

3. Schneller entscheiden. Gute Bewerber springen ab, wenn sie lange auf eine Antwort warten. Aus über 65 Kampagnen in Südtirol wissen wir ziemlich genau, an welcher Stelle zwischen erstem Interesse und Gespräch Kandidaten verloren gehen – und was sie hält. Eine Recruiting-App, in der keine Anfrage liegen bleibt, ist oft der günstigste Hebel von allen.

Einen Überblick über alle Wege, wie Sie heute an gute Leute kommen, gibt unser Leitfaden Mitarbeiter finden in Südtirol.

Fazit: Eine offene Stelle ist nie kostenlos

Sie kostet jede Woche – leise, aber zuverlässig. Rechnen Sie Ihre Zahl einmal aus. Oft verändert schon diese eine Zahl den Blick auf die Frage, ob sich professionelles Recruiting lohnt.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie wissen wollen, wie schnell sich Ihre Stelle realistisch besetzen lässt, sprechen Sie mit uns. In der kostenlosen Mitarbeiter-Potenzialanalyse schauen wir uns in 15–20 Minuten Ihre Situation an, zeigen, wo Ihnen heute Bewerber verloren gehen, und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie schnell Einstellungen möglich sind.